Öffnen Sie zunächst Outlook über das App-Menü von Microsoft 365 auf der linken Seite des Browserfensters und rufen Sie dann am unteren Rand das Menü -> Kontakte auf, indem Sie unten auf das -> Personen-Symbol rechts neben dem -> Kalender-Symbol klicken. Sie können in wenigen Schritten einen neuen Kontakt bei Microsoft Outlook erstellen. Jetzt werden Sie zu der Übersichtsseite Ihrer Kontaktliste weitergeleitet. Sie haben mit einem Klick auf Neu die Möglichkeit, einen oder mehrere Kontakte für Ihre Kontaktliste zu erstellen. (siehe Bild 1)
Entscheiden Sie jetzt, ob Sie einen Kontakt oder eine Gruppe erstellen möchten. Bei Gruppen haben Sie den Vorteil, dass Sie unkompliziert an mehrere Empfänger gleichzeitig eine E-Mail versenden können. So können Sie zum Beispiel auch eine Termineinladung an eine Gruppe verschicken.
Tipp: Beginnen Sie zunächst damit, Ihre Kontakte vollständig zu erstellen oder zu importieren, denn Sie können nur bestehende Kontakte in einer Gruppe anlegen.
Erstellen Sie nun einen Kontakt: Füllen Sie die nachfolgenden Felder aus, um alle Kontaktinformationen hinzuzufügen. Mit einem Klick auf das Plus-Zeichen öffnen sich weitere Eingabemöglichkeiten, die Sie bei Bedarf ergänzen können. Abschließend klicken Sie auf -> Erstellen, um den Kontakt anzulegen. (siehe Bild 2)
Die Schritte zur Erstellung einer Gruppe sind nahezu identisch. Wählen Sie statt -> Kontakt erstellen -> lediglich Gruppe erstellen aus. Jetzt können Sie den Gruppennamen, beispielsweise -> Vertrieb, eingeben und Ihre Mitglieder oder Mitarbeiter zu dieser Gruppe hinzufügen. Geben Sie zunächst den Namen des gewünschten Kontakts ein, und klicken Sie dann auf -> Kontakte und Verzeichnis durchsuchen um das Mitglied hinzuzufügen.
Tipp: Achten Sie darauf, dass Sie bei identischen Namen den richtigen Kontakt auswählen. Der Unterschied wird an den E-Mail-Adressen der Mitglieder deutlich. (siehe Bild 3)